Verkon jakelualustat, verkkokaupat ja sosiaalisen median sovellukset ovat tulleet pysyväksi osaksi jokaisen arkea. Viimeistään koronapandemian myötä niin tapaamiset kuin koulutukset ovat jatkaneet vahvaa siirtymistään verkkoon.

Ihmiset osaavat ottaa uusia sovelluksia käyttöön entistä nopeammin ja verkkosivustoista on mahdollista rakentaa yhä helpommin koko liiketoiminnan yhteen kokoavia keskuksia.

Sama pätee myös koulutuksiin. Teknologia on entistä helpommin valjastettavissa käyttäjän tarpeisiin. Teknologiaa ei tarvitse missään nimessä pelätä eikä se ole myöskään enää tärkein määrittelevä tekijä palvelun toimivuutta arvioitaessa.

Tänä päivänä teknologia mahdollistaa hyvinkin käyttäjäystävällisten ratkaisujen toteuttamisen, yleensä suhteellisen helposti ja nopeastikin.

On monia vaihtoehtoisia tapoja toteuttaa verkkokoulutusta. Siksi on olennaista, että kurssin toteuttajana tunnet perustiedot hyödynnettävistä teknologioista ja alustavaihtoehdoista. Verkkokoulutukseen tarvittavia erilaisia toiminnallisuuksia on hyvä pohtia jo suunnitteluvaiheessa. 

Teknologia on muuttunut isännästä rengiksi

Teknologia kehittyy jatkuvasti, yhä nopeammalla sykkeellä. Toimivat ja ympäri maailman ulottuvat verkkoliikenneyhteydet ovat saaneet aikaan sen, että pilvipalveluina toimivien (SaaS) järjestelmien määrä on viimeisen kymmenen vuoden aikana kasvanut eksponentiaalisesti. 

Vielä 2010-luvulla oli arkipäivää, että järjestelmäkehitys tarkoitti lähinnä ohjelmointiprojektia, jossa asiakkaan toiveiden mukainen järjestelmä koodattiin omalle palvelimelle.

Se toteutettiin räätälöitynä palveluna juuri kyseisen asiakkaan käyttöön soveltuvaksi. Nykyisin on kuitenkin yleisempää hyödyntää olemassa olevia pilvipalveluratkaisuja ja rakentaa niitä toisiinsa integroimalla toimivia kokonaispaketteja. 

Myös kehitysprojektit ovat muuttuneet ketterämmiksi ja osallistaviksi. Asiakas halutaan ottaa mukaan suunnitteluun ja kehittämiseen yhä vahvemmin alusta alkaen. Tämän kaltaisia, osallistavia ja muotoilun periaatteita hyödyntäviä lähestymistapoja kutsutaan usein ketteräksi kehittämiseksi tai sprinttimalliseksi toteutukseksi.

Valitse toteutustapa

Verkkokoulutusprojektit ovat erilaisia ja toteutusmenetelmät tulee valita omien tarpeiden perusteella. Kehittämisprojektia suunniteltaessa on hyvä tuntea erilaisia toteutusvaihtoehtoja ja tehdä vertailua niiden välillä. 

Seuraavassa esitellään kolme erilaista teknologista tapaa toteuttaa verkkokoulutusjärjestelmän rakentaminen ja käyttöönotto.

1. Rakenna ja räätälöi koulutus itse omalle palvelimelle

Verkkosivusto-, verkkokauppa- ja verkkokoulutusjärjestelmiä on mahdollista rakentaa itse, tänä päivänä myös ilman erityistä ohjelmointiosaamista. Tämän mahdollistavat lukuisat vaihtoehtoiset avoimen lähdekoodin ratkaisut. Esimerkiksi maailman käytetyin julkaisujärjestelmä WordPress tarjoaa yli 70000 lisäosaa, joiden avulla kokonaisvaltaisten verkkoratkaisujen rakentaminen on mahdollista.

Lisäosatarjonnasta löytyy sekä maksuttomia että maksullisia vaihtoehtoja. Niitä palapelin tavoin yhteen kokoamalla voitkin rakentaa pala palalta toiveidesi verkkokurssiratkaisun. Huomaathan silti, ettei verkkokoulutuksen rakentaminen käy koskaan käden käänteessä. Se vaatii sekä teknologian tuntemusta että aikaa järjestelmän rakentamiseen.

Yleensä verkkokurssin tuottaja päätyykin joko palkkaamaan avukseen koodarin tai ostamaan kehittämistyön palveluna ohjelmistoyritykseltä. 

Näin toteutettiin myös Verkkokurssikoneen ensimmäinen versio.

2. Ota käyttöön valmis SaaS-palvelu

SaaS (Software as a Service) tarkoittaa verkkopalvelua, jonka käytöstä veloitetaan yleensä kuukausittain. Palvelua käytetään joko verkkoselaimen tai erillisen mobiilisovelluksen avulla, ja kokonaisuus sijaitsee palveluntarjoajan pilvipalvelimilla. Tämän toteutustavan hyviä puolia ovat helppo käytettävyys ja nopea omaksuttavuus.

Valmis SaaS-palvelu sisältää kaikille asiakkaille tarjottavat samat toiminnallisuudet. Valmiiseen SaaS-palveluun ei olekaan mahdollista räätälöidä ominaisuuksia yksittäisen asiakkaan toiveen mukaisesti.

Kansainvälisillä verkkokoulutusmarkkinoilla tunnetuimpia SaaS-palveluita ovat mm. Udemy, Teachable ja Thinkific. Näitä ei ole yleensä mahdollista saada käyttöönsä kokonaan suomenkielisinä. Myöskään kotimaiset verkkomaksutavat eivät välttämättä toimi niissä.

3. Rakenna ja räätälöi oma alusta SaaS-palvelun avulla

Kolmas toteutustapa yhdistää kaksi edellistä. Tällöin pohjana toimii pilvipalveluna toimiva järjestelmä, jota on mahdollista räätälöidä asiakkaan tarpeen mukaan. Muokattavissa ovat mm. seuraavat:

• Ulkoasu, valikkorakenne, verkko-osoite ja sähköpostien lähetysosoitteet
• Kieliversiot
• Verkkokoulutusalustan ja verkkokaupan lisätoiminnot
• Integraatiot muihin järjestelmiin

Verkkokurssikoneen nykyinen versio on toteutettu tällä tavalla.

Valitessasi sinulle sopivaa toteutustapaa kirjaa ensin eri tapojen hyvät ja huonot puolet listaksi. Tämän jälkeen voit valita sinulle parhaiten sopivan toteutustavan.

Kansainvälisillä markkinoilla on useita SaaS-palveluita, myös kotimaasta löytyy joitakin. Jos asiakkaasi sijaitsevat ulkomailla etkä kaipaa suomenkielistä sivustoa tai ylläpitoon liittyvää tukea, voit hyvin valita ulkomaisen SaaS-palvelun.

Jos kuitenkin tarvitset suomenkielisen sivuston ja tuen sekä kotimaiset maksutavat, on parasta valita kotimainen vaihtoehto.

Koska verkkokoulutuksen voi toteuttaa monella eri tavalla, perusasiat tulee selvittää ennen projektin aloittamista. Varmistathan siis ainakin seuraavat asiat ennen aloitusta:

• Osallistuminen onnistuu sekä tietokoneella että mobiililaitteilla.
• Sivustolle voi valita oman verkko-osoitteen (esim. www.yritys.fi).
• Mahdollisesti tarvittavat eri kieliversiot ovat toteutettavissa käytettävissä olevilla resursseilla.
• Olet huomioinut seuraavat, palvelinympäristön laatuun vaikuttavat tekijät: maantieteellinen sijainti (GDPR-vaatimukset), varmuuskopiot ja palautuspisteet, tallennustilan koko, liikennöintirajat, digitaalinen turvallisuus (esim. tietoturva) sekä integraatiot ja SSO (oppimisympäristöön pääsee tarvittaessa kirjautumaan organisaatiosi sisäisistä järjestelmistä).

Valitse verkkokoulutusalustojen toiminnallisuudet

Verkkokoulutuksille on monenlaisia käyttökohteita. Niitä voidaan käyttää organisaation sisällä esimerkiksi henkilöstökoulutuksissa tai perehdytyksen välineinä. Lisäksi yritys voi tuottaa maksullisia verkkokursseja ulkopuolelle myytäviksi. Käyttötarkoitus määrittelee erilaiset vaatimukset myös verkkokoulutusalustan toiminnallisuuksille.

Verkkokoulutusalustojen toiminnallisuuksia ovat mm. seuraavat:

• Kurssityypit (avoin, maksuton, kertamaksullinen, toistuvaismaksullinen/jäsenyys ja suljettu kurssi)
• Kurssihierarkia / kurssien rakenne (kurssit > moduulit > osiot > oppitunnit > aiheet/teemat jne.)
• Tehtävätyypit 
• Automaattiset ja ohjaajan suorittamat arvioinnit
• Ajastukset ja ehdot
• Keskustelupalstat ja automaattiset viestit, muut vuorovaikutuskanavat
• Oppijoiden etenemisen ja oppimisen seuranta / oppimisanalytiikka
• Tentit, testit
• Todistukset

Verkkokoulutusalustojen ominaisuuksia vertaillessasi sinun kannattaa ensin listata ylös tarpeesi. Voit käyttää apuna listan laadinnassa käytetyimpien verkkokoulutusalustojen ominaisuuksia, peilata tarpeitasi niihin ja valita lopulta ne ominaisuudet, joita tarvitset omille kursseillesi. 

Ratkaise, miten keräät maksuja verkossa

Verkossa myydään nykyään lähes kaikkea – myös koulutuksia. Valitessasi verkkokoulutusalustaa sinun onkin tärkeä varmistaa, että verkkokauppa kuuluu siihen automaattisesti tai että se on ainakin helppo liittää siihen myöhemmin.

Asia kannattaa huomioida alustan valinnassa joka tapauksessa, vaikka tarve verkkokaupalle ei vielä akuutti olisikaan. Tämän päivän mediaympäristössä on nimittäin todennäköistä, että ennemmin tai myöhemmin tarve verkkomaksamisen mahdollisuudelle joka tapauksessa realisoituu.

Olemme huomanneet, että Suomessa verkkokoulutusalustan ja verkkokaupan yhdistämisessä ovat käytössä usein ainakin seuraavat toimintatavat tai toiminnallisuudet:

• Automaattinen tilin luominen verkkokurssialustalle integroidussa verkkokaupassa, oston suorittaminen verkossa, minkä jälkeen pääsy suoraan kurssille
• Kotimaiset maksutavat (verkko-, kortti-, mobiili, osa- ja luottomaksut sekä laskutus)
• Alennuskuponkitoiminnot
• Erilaisten tuotteiden myynti: fyysiset ja ladattavat tuotteet, palvelut, aikavaraukset ja webinaarit

Ota käyttöön verkkokoulutusalusta ja rakenna kurssit alustalle

Yleensä siinä vaiheessa, kun saat verkkokoulutusalustan käyttöösi ja alat rakentaa kurssille sisältöjä, sinulta on vaadittu jo suuri määrä työtunteja. Nyt tekemäsi työ alkaa muuttua näkyväksi. Saat kurssisi valmiiksi ja ensimmäiset osallistujat mukaan. Alat saada myös palautetta koulutuksestasi.

Alusta kannattaa ottaa käyttöön samanaikaisesti ensimmäisen kurssin rakentamisen kanssa. Rakentaessasi alustalle ensimmäistä kurssiasi opit samalla luontevasti myös alustan käytön.

Kurssin valmistuttua se kannattaa antaa testikäyttöön muutamalle osallistujalle. Tämän jälkeen keräät heiltä palautteen, minkä perusteella voit tehdä vielä viilauksia sisältöihin, materiaaleihin ja ohjeisiin.

Nyt ensimmäinen kurssisi on alustalla, valmiina myyntiin ja toteutukseen. Muistathan kuitenkin, ettei kurssi ole lopulta koskaan täysin valmis: sitä voi ja tuleekin päivittää toimintaympäristön muuttuessa sekä saadun palautteen mukaan koko sen elinkaaren ajan.

Joka tapauksessa uskallamme luvata, että seuraavan kurssin tekeminen ja käyttöönotto on jo helpompaa.